Personalauswahl - wie wähle ich Mitarbeiter*innen richtig aus?

Sie haben eine Stelle in Ihrem Unternehmen zu besetzen. Die ersten wichtigen Schritte haben Sie bereits getan: Ihr Image als Arbeitgeber nach außen getragen, ein ansprechendes Jobangebot erstellt und dieses über geeignete Recruitingkanäle veröffentlicht. Jetzt stehen Sie vor der nächsten Herausforderung: Die Entscheidung, ob Ihr/e Mitarbeiter*in unter den Kandidat*innen dabei ist und wie Sie ihn oder sie durch geeignete Fragen erkennen können.

"Die passenden Bewerber*innen zu finden erfordert etwas Vorbereitung und Struktur - wir haben die besten Tipps für Sie (Bildquelle: Unsplash)"

Unabhängig davon, wie viele Bewerbungen Sie erhalten, ist es wichtig, eine systematische Personalauswahl zu betreiben, um Fehler bei Auswahlentscheidungen und damit verbundene Kosten zu vermeiden. Verlassen Sie sich bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter*innen also nicht auf ein aus dem Bauch heraus geführtes Interview und einen subjektiven Eindruck von den Kandidat*innen – hier schlummern einige Gefahrenquellen. Also, was sollten Sie beachten?

Faktoren für beruflichen Erfolg

Seit über 50 Jahren untersuchen Psycholog*innen, welche Faktoren den beruflichen Erfolg bestimmen. Hier haben sich zwei große Bereiche als maßgeblich herausgestellt: Intelligenz und Persönlichkeit. Intelligenz, die kognitive Leistungsfähigkeit, ist ein wichtiger Prädiktor für Berufserfolg. Eine hohe Auffassungsgabe, geistige Wendigkeit, Lern- und Anpassungsfähigkeit begünstigen eine erfolgreiches Bestehen im Job. Aber auch bestimmte Persönlichkeitsfacetten können Berufserfolg vorhersagen. Viele Untersuchungen in diesem Bereich stützen sich auf das sogenannte „Big Five“-Modell der Persönlichkeit, das unsere Persönlichkeitseigenschaften auf fünf grundlegende Dimensionen zurückführt (und übrigens auch die Basis für die psychologische Diagnostik ist, die die Fahrer*innen bei ihrer Anmeldung bei JOBMATCH.ME durchlaufen):

1. Extraversion – damit ist gemeint, in wie weit jemand gesellig ist, auf andere Menschen zugehen kann und sich gegenüber anderen behaupten kann.
2. Verträglichkeit – diese Dimension beschreibt, wie freundlich, einfühlsam und zugewandt jemand gegenüber anderen Menschen ist.
3. Offenheit für Neues – das beschreibt, wie neugierig, interessiert, offen neuartige Dinge jemand ist.
4. Gewissenhaftigkeit – das umfasst Selbstdisziplin, Fleiß, strukturiertes Arbeiten.
5. Emotionale Stabilität – beschreibt, wie stark jemand emotional auf Dinge reagiert, die um ihn herum passieren.

Es gibt – neben Intelligenz und Persönlichkeit – noch spezielle Eignungsfaktoren, die ebenfalls Beachtung finden sollten. So müssen beispielsweise LKW-Fahrer*innen gewisses räumliches Vorstellungsvermögen und manuelles Geschick (Rangieren!) haben.

Strukturierung des Auswahlprozesses

Diese Tipps erleichtern Ihnen die Strukturierung im Rahmen des Bewerbermanagements:

Erstellen Sie ein Anforderungsprofil

Für eine erfolgreiche Personalauswahl sollten Sie zunächst ein Anforderungsprofil erstellen, das die Eigenschaften und Fähigkeiten darstellt, die für die jeweilige Tätigkeit relevant sind. Während des Interviews hilft Ihnen das Anforderungsprofil, strukturiert Informationen über den/die Kandidat*in zu erhalten. Anschließend sollten Sie mit Hilfe eines Auswertungsschemas, das sich am Anforderungsprofil orientiert, die gewonnenen Eindrücke bewerten. Haben Sie im Interview z.B. Indikatoren zur Teamfähigkeit erfragt, wird diese als eines der jobkritischen Kriterien anschließend anhand einer vierstufigen Skala („deutliche Einschränkungen“ bis „übererfüllt Anforderungen“) bewertet. Somit können Kandidat*innen insgesamt effektiver sowie objektiver beurteilt und miteinander verglichen werden.

Durchführen von Arbeitsproben und Tests

Die höchste Vorhersagekraft aller psychologischen Testverfahren hat die Arbeitsprobe. Geben Sie den Bewerber*innen im Rahmen des Vorstellungsgesprächs daher möglichst Aufgaben, die Aspekte der späteren Arbeit simulieren, z. B. indem man den Fahrer*innen ein paar typische Situation aus dem Unternehmensumfeld präsentiert und sie dann fragt, wie sie damit umgehen würden (z. B.: Um die kognitiven Grundfähigkeiten zu erfassen, empfiehlt es sich, den Bewerbern kleinere Aufgaben zu geben, etwa Rechenaufgaben (z. B. „Wenn Sie volle 10 Kisten á 65 kg und 10 leere Kisten á 5 kg laden – wie viele kg haben Sie dann geladen?“), Verständnisaufgaben (z. B. einen Text aus einer Zeitschrift zu lesen geben und Verständnisfragen stellen), Planungsaufgaben (z. B. einen Tourenplan mit verschiedenen Lieferadressen erstellen lassen).

Halbstrukturiertes Interview

Interviews sind das am weitesten verbreitete Verfahren zur Auswahl von Bewerber*innen. Richtig durchgeführt, bieten sie viele Möglichkeiten zur treffenden Potenzialeinschätzung von Kandidat*innen. Folgendes sollten Sie bei Ihren Auswahlgesprächen daher unbedingt beachten:

a) Geringe Redeanteile, offene Fragen stellen

Haben Sie sich schon mal dabei ertappt, dass Sie im Interview mehr geredet haben als Ihre Bewerber*innen? Eine Gefahr dabei ist, dass aufmerksame Kandidat*innen aus Ihren Äußerungen Hinweise auf die gewünschten Antworten entnehmen können. Halten Sie sich daher am Anfang des Interviews zurück und motivieren Sie den/die Bewerber*in mit einer offenen Frage selbst zum Erzählen. Beispielsweise können Sie ihn auffordern, einfach 10 Minuten lang das zu berichten, was er hinsichtlich der eigenen Person für wichtig hält. Währenddessen machen Sie sich Notizen über diagnostisch relevante Punkte, die Sie hinterher nachfragen. Insgesamt sollten Sie generell kurze, offene Fragen stellen, z.B.: „Was genau hat Ihnen bei der letzten Arbeit nicht gefallen?“, „Wie kam es genau dazu, dass Sie gekündigt haben?“.

b) Emotional bedeutsame Inhalte identifizieren

Am meisten erfahren Sie über eine Person aus der Schilderung emotional gefärbter Ereignisse. Sie können diese Themen durch gezielte Fragen identifizieren, z.B. durch die Frage nach Höhen und Tiefen – sowohl in einzelnen Lebensphasen („Was hat Ihnen an der Schule gefallen und was nicht?“) als auch generell („Welches war bisher ihr tollster Job?“). Auch (vermutete) Fremdbilder geben häufig wichtige Informationen über Persönlichkeitseigenschaften („Was würde Ihre Kollegin über Sie Positives und Negatives sagen?“).

c) Widerlegungsstrategie

Mit dem ersten Eindruck ist es so eine Sache. Oft bestätigt er sich – wer im ersten Kontakt introvertiert und unsicher erscheint, ist es meistens auch. Aber: Fast ebenso häufig ist der erste Eindruck falsch. Manche introvertierte Menschen benötigen beispielsweise einen Moment, um aufzutauen und können dann lebendige Gesprächspartner sein. Das Problem ist, dass der erste Eindruck dazu führt, dass oft nur die Information aufgenommen wird, die das Bild über den/die Bewerber*in bestätigt; Widersprüchliches wird ausgeblendet bzw. nicht aktiv gesucht. So stellen viele Interviewer*innen unbewusst irgendwann im Gespräch nur noch Fragen, die ihre Annahmen untermauern. Was können Sie dagegen tun? Werden Sie sich des eigenen Urteils bewusst und stellen Sie gezielt Fragen, die Ihrer eigenen Vermutung zuwiderlaufen. Den vermeintlich Introvertierten kann man z.B. fragen: „In welchen Situationen gehen Sie richtig aus sich heraus?“.

Einer der häufigsten Fehler im Einschätzen von Menschen ist zudem der „Halo-Effekt“: Eine einzelne Persönlichkeitsfacette überstrahlt weitere Eigenschaften einer Person und führt dazu, dass dieser aufgrund von vermeintlich logischen Rückschlüssen eine Reihe von anderen, eigentlich damit nicht zusammenhängenden Eigenschaften zugewiesen werden. Zum Beispiel hält man Menschen, die eloquent sind und sich gut ausdrücken können, unzutreffender Weise häufig auch für intelligent. Die größte Überstrahlungsgefahr geht von der Sympathie aus – wen wir, und sei es aufgrund seines Aussehens oder gewissen Gemeinsamkeiten, mögen, den nehmen wir insgesamt positiver wahr und schreiben ihm viele andere gute Eigenschaften zu. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sich der möglichen Sympathie- und Überstrahlungseffekte bewusst sein. Wenn z.B. ein/e Bewerber*in ähnliche Hobbies hat wie Sie, sollten Sie das im Sinne einer kritischen Widerlegungsstrategie dazu nutzen, die Unterschiede zur eigenen Person besonders intensiv herauszufinden.

d) Handlungsdreieck erfragen

Bewerber*innen werden oft aufgrund von renommierten Arbeitgeber*innen, Ausbildungsstätten oder Abschlüssen eingeschätzt. Um einen Menschen beurteilen zu können, reicht es jedoch nicht, die formalen Leistungen zu betrachten, sondern auch die Bedingungen ihres Zustandekommens. So ist diagnostisch ein mittelmäßiger Schulabschluss, der unter schwierigen Rahmenbedingungen (Elternhaus, Widerstände im Umfeld) erreicht wird, höher zu bewerten als ein guter Abschluss unter idealen Rahmenbedingungen. Um Fakten aus dem Lebenslauf zutreffend bewerten zu können, sollten Sie also außer dem Ergebnis (z. B. guter Schulabschluss) noch die Anfangsbedingungen (keine Unterstützung im Elternhaus) und die eigenen Handlungsanteile der Bewerber*innen (eigeninitiativ Unterstützung besorgt) identifizieren.

e) Job-Person-Fit

Geben Sie Ihren Bewerber*innen stets ein realistisches Bild der Tätigkeit und der gelebten Kultur und Werte in Ihrer Praxis – dies ist für beide Seiten elementar, um die Entscheidung zu treffen, ob sie zueinander passen. Generell ist es übrigens ratsam, zwischen den Begriffen „Eignung“ und „Passung“ zu unterscheiden: „Eignung“ besteht aus den Fähigkeiten und Eigenschaften, die zur erfolgreichen Bewältigung der beruflichen Aufgabe notwendig sind. „Passung“ meint, inwieweit bestimmte Facetten zum Umfeld oder der eigenen Person passen. Ein/e Bewerber*in kann geeignet sein, aber nicht zum Unternehmen passen; er/sie kann aber auch passen und nichtsdestotrotz nicht geeignet sein; in beiden Fällen ist er/sie für die Position ungeeignet.

Schauen Sie in unserem Artikel zum Thema Bewerbungsgespräch mit LKW-Fahrern.

Keine Angst – in kleinen Schritten die Auswahl verbessern!

Wenn sie bis hierhin gelesen haben, sind Sie vermutlich ziemlich erschlagen von der Vielfalt der Möglichkeiten, mit denen man die Auswahl verbessern kann. Keine Angst, man kann die Qualität der Einstellungsgespräche in kleinen Schritten verbessern, indem man mit einem oder zwei der oben beschriebenen Methoden anfängt, z. B. die eigenen Redeanteile zu reduzieren oder sich vorher Gedanken über die Anforderungen für ein Anforderungsprofil zu machen. Denken Sie daran: die Mühe die man in die Bewerbungsgespräche steckt, lohnt sich! Denn je besser Sie die Fahrer*innen bei der Einstellung kennen lernen, desto weniger Überraschungen werden Sie später mit ihnen erleben.

Fazit

Um Ihre offene Stelle mit den richtigen Mitarbeiter*innen zu besetzen, bedarf es keiner kostspieligen, komplizierten Mittel. Gehen Sie durchdacht an Auswahlprozesse heran, geben Sie dem Ganzen Struktur, fügen Sie Arbeitsproben ein und reflektieren Sie sich in Ihrem Gesprächsverhalten. Damit erhöhen Sie nicht nur Ihre Trefferquote, sondern schaffen auch eine höhere Akzeptanz Ihrer Personalentscheidungen und stärken Ihr positives Image als Arbeitgeber*in.

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