Was genau sind Spesen und der Verpflegungsmehraufwand?

Als Berufskraftfahrer bist du oft tagelang auf den Straßen in Deutschland und Europa unterwegs. Wer nicht zu Hause schläft, muss sich unterwegs verpflegen. Da Essen an Raststätten und Autohöfen teurer ist als der Einkauf im Supermarkt daheim, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand (umgangssprachlich „Spesen“).

Dabei handelt es sich um gesetzlich festgelegte Pauschalbeträge, die extra anfallende Kosten für Mahlzeiten und Getränke ausgleichen sollen. Spesen sind – sofern sie die gesetzlichen Höchstsätze nicht überschreiten – komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.

Tabelle: Die aktuellen Spasensätze für Berufskraftfahrer

Die folgenden Sätze gelten aktuell für Dienstfahrten innerhalb Deutschlands:

 

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Die LKW-Übernachtungspauschale: Was steht Fahrern zu?

Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine ihres LKW übernachten, haben Anspruch auf eine zusätzliche Pauschale von 9,00 Euro pro Kalendertag.

Diese Pauschale ist ein echter Vorteil: Sie dient dazu, Nebenkosten abzugelten, die unterwegs auf Autohöfen oder Raststätten entstehen (zum Beispiel für die Nutzung von Duschen, Toiletten oder Parkplatzgebühren). Das Beste daran: Du musst für diese 9 Euro keine Belege oder Quittungen mehr sammeln. Der Betrag steht dir für jeden Tag zu, an dem du auch die Verpflegungspauschale erhältst.

Ist der Chef verpflichtet, die Spesen auszuzahlen?

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, Spesen zu zahlen. Das stimmt nicht. Ob dein Arbeitgeber die Spesen übernimmt, ist Verhandlungssache und wird im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Arbeitgeber zahlt die Spesen: 

   Die Beträge werden mit dem Gehalt überwiesen. Auf dem Lohnzettel müssen sie explizit als „steuerfreie Bezüge“ ausgewiesen sein.

2. Der Arbeitgeber zahlt keine Spesen: 

   In diesem Fall gehst du nicht leer aus! Du kannst die Beträge am Jahresende über deine Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen und dir so dein Geld vom Finanzamt zurückholen.

Steuererklärung leicht gemacht: So holst du dir deine Spesen zurück

Wenn dein Chef die Spesen nicht oder nur teilweise übernimmt, solltest du unbedingt eine Steuererklärung machen.

• Werbungskosten: Trage die Tage, an denen du unterwegs warst, in der Steuererklärung ein. Das Finanzamt verrechnet die Pauschalen als Werbungskosten.
• Kein Belegchaos: Für die Verpflegung und die 9-Euro-Übernachtungspauschale im LKW sind keine Quittungen nötig. Du musst lediglich deine Fahrtenschreiber-Protokolle, Tourenpläne oder Bestätigungen des Arbeitgebers über die Abwesenheitszeiten bereithalten.
• Wichtig: Du kannst nur Kosten geltend machen, die dir nicht bereits steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet wurden. Auch das normale Mittagessen zu Hause kann logischerweise nicht abgesetzt werden. Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag (Werbungskostenpauschale) beträgt standardmäßig 1.230 Euro – mit deinen Spesen als Fernfahrer kommst du in der Regel locker darüber hinaus, sodass sich die Steuererklärung fast immer lohnt!

Quellen:

www.trucker.de

www.speditionsexperten.de

www.vlh.de

www.verkehrsrunschau.de